WordPress Meetup – Teil 4: Interview mit dem Gründer des Meetups Hamburg

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Im dritten Interview der WordPress Meetup-Reihe stand Ralf Wiechers für die Fragen rund um Gründung, Organisation, Kosten und mehr zur Verfügung.

Vorstellung

Hallo Ralf, magst du dich erst einmal vorstellen? Was machst du beruflich? Was verbindet dich mit WordPress und seit wann nutzt du es?

Ralf Wiechers
Ralf Wiechers

Moin! Ich bin Ralf Wiechers. Ich habe 2008 angefangen mit WordPress zu spielen und seit 2010 verdiene ich meinen Lebensunterhalt damit.

Über die Jahre hat sich für mich immer mehr die Spezialisierung auf individuelle Anpassungen und komplexere Integrationen herauskristallisiert.

Seit 2014 biete ich mit einem Team aus weiteren Spezialisten diverse Dienstleistungen ortsunabhängig an – während ich als sogenannter digitaler Nomade in Europa und darüber hinaus lebe.

 

Wie kamst du auf die Idee, ein regionales Treffen zu organisieren?

Nach meinem ersten Besuch eines WordCamps im September 2011 in Köln war ich total begeistert von der Energie und dem Austausch innerhalb der Community. Die Idee für lokale Treffen wurde auf dem Camp rege diskutiert, und ich war motiviert sowas in Hamburg zu starten.

 

Welches WP Meetup hast du gegründet?

Im Frühling 2012 habe ich dann die Zeit gefunden, mich um einen Treffpunkt zu kümmern. Die Geburt des WP Meetup Hamburg – soweit ich weiß das zweite Meetup Deutschlands.

 

Seit wann existiert das Meetup?

Das erste Treffen des WordPress Meetups Hamburg fand am 24.4.2012 statt.

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Organisation des ersten Treffens

Hast du das erste Meetup alleine organisiert?

Das erste Treffen habe ich alleine zusammengestellt und angekündigt.

 

Wenn ich mir vorstelle, ich würde ein WP Meetup gründen wollen, ich wüsste gar nicht, wie ich anfangen sollte. Wie erging es dir? Hast du erst Leute oder erst die Location gesucht?

Nachdem ich über Twitter von zwei anderen Interessenten wusste, habe ich mich kurzentschlossen auf die Suche nach einem brauchbaren Treffpunkt gemacht.

 

Wie bist du an geeignete Räumlichkeiten gekommen? Welche Voraussetzungen sollte die Location deiner damaligen Meinung nach erfüllen?

Aus vorheriger Vereinsarbeit wusste ich, dass es sinnvoll ist, einen Treffpunkt mit Gastronomie zu haben. Also bin ich eines Nachmittags losgezogen, und habe bei Cafés und Restaurants auf der Sternschanze gefragt, ob sie mir mal für einen Abend ein paar Plätze reservieren, ich würde gerne einen Stammtisch austesten.

In der Kopiba habe ich auf Anhieb eine Zusage bekommen und die Zusicherung, dass wir dies gerne auch regelmäßig machen können.

 

Hier stellt sich direkt auch die Kostenfrage. Räume zu reservieren, kostet in der Regel Geld. War das bei deinem ersten Meetup auch so und wenn ja, wer hat das bezahlt?

Ich denke die Erwartungen (vllt. auch nur die der Organisatoren) haben sich in den letzten Jahren verändert. Als wir losgelegt haben, ging es darum, ein gemütliches Offline-Treffen zum Schnacken zu machen. Heute sind die eingeschliffenen Meetups verhältnismäßig professionelle Veranstaltungen.

Unser Deal mit der Kopiba war einfach. Das Meetup findet am statistisch umsatzschwächsten Abend des Monats – letzter Dienstag des Monats – statt. Der Inhaber freut sich über jeden extra Euro und wir haben halbwegs den Raum für uns. Keine Raummiete, aber die Anwesenden konsumieren. Somit waren Aufwand und Kosten im Griff, und ich war sicher, das Experiment für ein Jahr betreiben zu können.

 

Welche Kanäle hast du genutzt, um Leute über das Meetup zu informieren? Hast du um Anmeldungen gebeten oder dich überraschen lassen, wer alles kommt?

Die ersten Meetups habe ich auf Xing und Twitter angekündigt. Bei Xing gab es ein paar Anmeldungen. Zum ersten Treffen habe ich eine Freundin als moralische Unterstützung mitgenommen, damit ich im schlimmsten Fall nicht ganz alleine da sitze, Anmeldung heißt ja auch nicht, dass Leute wirklich kommen.

 

Wie viele waren beim ersten Treffen anwesend?

Soweit ich mich erinnere waren wir 8 Anwesende bei der Premiere in der Hansestadt. Einige davon haben sich recht schnell zum harten Kern bzw. zu Co-Organisatoren entwickelt.

 

Hattest du dir einen Plan für den Ablauf des ersten Treffens zurechtgelegt? Oder habt ihr euch einfach erst einmal getroffen und kennengelernt?

Ich hatte nicht wirklich was vorbereitet. Ich war gespannt, was passiert, wenn man einfach mal ins Internet reinruft und einen Tisch zum dransetzen bereitstellt.

 

Verantwortung

Mit der Gründung eines Meetups hast du auch eine gewisse Verpflichtung übernommen. Du kannst zum Beispiel Termine nicht kurzfristig platzen lassen. Hast du dir im Vorfeld darüber Gedanken gemacht?

Solange mich keiner bezahlt, glaube ich auch, keine echte Verpflichtung zu haben. Habe es damals auch eher als ein lockeres Treffen gesehen und nicht als eine Verpflichtung, auch wenn ich aus meiner Natur heraus es so betrieben habe.

 

Hast du dir Hilfe gesucht und Co-Organisatoren gefunden? Wann?

Ich habe nicht aktiv nach Co-Organisatoren gesucht, aber ab dem ersten Treffen welche gehabt. Die Arbeit als „Orga-Team“ startete nach den ersten vllt. drei Veranstaltungen, als abzusehen war, dass die Treffen von der Ausnahme zur Regel werden.

Unser Team hat sich gut entwickelt, was uns auch 2014 erlaubt hat, das WordCamp in Hamburg zu realisieren.

 

Welche Vorgehensweise empfiehlst du?

Freiwillige vor 😉 und wenn Personen zuverlässig mitarbeiten, bildet sich automatisch ein Team.

 

Anforderungen an die Location und Frage nach Hardware

Nun ist WordPress ja etwas, das man eigentlich nur an einem Computer kennenlernen, erarbeiten und begreifen kann. Ist das ein Aspekt, der bei der Wahl der richtigen Location eine Rolle spielt?

Wie vorhin beschrieben, habe ich zunächst nach Gastro gesucht und weniger nach Computer-Technik, da ich ein Offline-Treffen im Sinn hatte. Dies würde ich auch wieder so machen. Wenn Web-Menschen zusammenkommen, sind Tablets und Laptops garantiert auch nicht weit weg.

 

Welche technischen Möglichkeiten müssen deiner Erfahrung nach in den Räumlichkeiten zu Verfügung stehen?

Für die ersten Treffen würde ich sagen: Getränke, Wi-Fi und Strom. Wenn es dann mehr zu einem Vortragsabend wird, ein großer Bildschirm oder Beamer und viel wichtiger, Ruhe damit die Zuhörerschaft den Vortragenden verstehen kann.

Früher hatte ganz sicher nicht jeder ein eigenes Smartphone oder Tablet. Aber auch heute können sich das nicht alle leisten. Macht es für diejenigen überhaupt Sinn, an den Treffen teilzunehmen?

Unser Meetup erfordert außer für Vortragende keine technischen Geräte. Ich sehe nach wie vor Viele, die Notizen mit Stift und Papier machen.

 

Müssen sie befürchten, deswegen schief angesehen zu werden, oder wird vorhandene Hardware bei den Meetups geteilt?

Während unserer Treffen wird selten ganz praktisch an Code oder Websites direkt gearbeitet, wir tauschen uns eher verbal über Themen, Konzepte oder Lösungs-Ansätze aus, daher sehe ich da kein Problem.

 

Gestaltung eines Meetups

Ein Meetup ist für alle offen, egal ob die Leute WordPress beruflich oder privat nutzen, ob sie erfahren damit umgehen oder hier völliges Neuland betreten. Ich stelle mir das sehr schwierig vor, bei solch gemischten Vorkenntnissen Themen zu finden, die niemanden überfordern oder langweilen. Welches Rezept hast du dafür?

Unsere Besucher sind zu großen Teilen beruflich mit WordPress oder angelehnten Fachgebieten unterwegs. Die Vorkenntnisse und Themen-Wünsche variieren teilweise stark. Etwas mit dem wir stets ringen und auch noch keine Lösung gefunden haben.

 

Legt ihr für das nächste Treffen Themen fest, werden Vorträge gehalten oder ergibt sich die inhaltliche Gestaltung spontan? Wer entscheidet das überhaupt?

Das Orga-Team versucht immer, für die kommenden Monate Vorträge festzulegen, basierend auf freiwilligen Meldungen oder Personen, die aktiv angesprochen werden. Wir haben immer wieder Mangel an Freiwilligen, die etwas vortragen möchten.

 

Wie lange dauert ein Meetup in der Regel, wie viel Zeit sollte man mindestens einplanen?

Wir haben unseren Raum (nicht mehr die Kopiba) für 3 Stunden gemietet. Die ersten etwa 1,5 – 2 Stunden verbrauchen wir meistens für geführtes Programm und Vorträge. Danach bleibt dann Zeit zum freien Netzwerken und Vertiefen in organischen Gruppen.

Wie lange das freie Netzwerken geht, hängt ganz von den beteiligten Personen ab. Wir haben auch schon bis nachts um 2 Uhr in einer benachbarten Bar weitergemacht. Viele der Anwesenden kommen direkt nach der Arbeit zum Treffen und sind nach dem „offiziellen“ Teil müde und machen final Feierabend.

 

Welches Intervall würdest du für wiederkehrende Termine empfehlen?

Ich habe gelernt, dass ein fester Rythmus sehr wichtig ist, da sich die Leute darauf besser einstellen können. Wilde Raum- und Termin-Sprünge sind schwer zu planen und zu kommunizieren. Bei monatlichen, also 12 Events pro Jahr wie bei uns, können Leute vllt. nicht immer, aber immer öfter teilnehmen. Eine einfache Merkregel, jeder x. y-Tag pro Monat, ist auch sinnvoll.

 

Erstellt ihr nach den Treffen eine Nachlese oder Dokumentation? Würdest du das generell als nützlich einstufen?

Wir geben uns Mühe stets eine Nachlese auf unser Website zu veröffentlichen. Etwas Sinnvolles, das Aufwand bedeutet und nicht immer mit dem Alltag des Orga-Teams zusammenarbeitet.

 

Was erwartet Leute bei ihrem ersten Besuch eines Meetups? Müssen sie etwas mitbringen, werden sie von euch angesprochen und miteinbezogen, darf überhaupt jeder teilnehmen? Hast du einen besonderen Rat für sie?

Neulinge erwartet eine Gruppe WordPress-Benutzer, mit denen sie frei netzwerken können. Es gibt kein besonderes Einführungs-Ritual oder so. Wir versuchen, wenn es geht, eine kurze Vorstellungsrunde zu machen, damit es leichter fällt, die ersten Infos über die Anderen zu erhaschen.

Mein Rat an Personen, die neu zu einem Meetup dazu stoßen, ist, sei offen und habe keine Scheu Fragen zu stellen, was der Sitznachbar macht, oder was von einem Thema gehalten wird. Ein No-Go ist definitiv, vorbeizukommen und kostenfreie projektspezifische Hilfe für das eigene aktuelle Problem einzufordern, damit macht man sich nicht beliebt. Wir sind eine Community und kein Gratissupport mit Sprechstunde.

 

Kosten

Entstehen irgendwelche Kosten für die Durchführung eines Meetups? Wenn ja, welche?

Wir mussten irgendwann auf Grund unserer wachsenden Zahl einen Ort finden, den wir für uns haben, der aber trotzdem Gastro bietet. Nach reiflicher Überlegung und Testen, sind wir nun stets im betahaus. Dort zahlen wir eine Raummiete von 80 € inkl MwSt. Die konsumierten Getränke und Snacks am Abend tragen die Teilnehmenden selber.

Somit kann Hobbyist oder professionelle Anwenderin ohne Eintritt teilnehmen, etwas was uns wichtig ist. Wir haben auch mit Kostenumlage am Abend experimentiert. Was sehr unschön ist und am Ende wieder das Orga-Team finanziell und mit mehr Aufwand belastet.

 

Besteht die Möglichkeit der Kostenübernahme durch die Foundation?

Es gibt ein Förderprogramm durch die WordPress Foundation bzw. die nachfolgende Firma. Wir nehmen aktuell daran nicht teil.

 

Meetups arbeiten nicht wirtschaftlich. Aber soweit mir bekannt ist, finden sich mit Glück durchaus Sponsoren. Was sponsern sie, wofür und was erwarten sie im Gegenzug?

Unser Meetup läuft vollständig ohne eine Kasse. Um dies zu erreichen, kämpfen wir regelmäßig darum lokale Sponsoren zu gewinnen. Die Idee dahinter ist, dass die ganzen Freelancer oder Firmeninhaber ihren Lebensunterhalt mit der kostenfreien Software verdienen, und einen geringen Betrag wie die Raummiete zurückgeben können.

Außerdem wollen wir damit auch etwas Licht auf die lokalen Anbieter und Freelancer werfen, damit andere auf der Suche diese ggf. auch anheuern können. Wir haben ein paar Regeln aufgestellt für unsere Sponsoren, die auf unserer Website einzusehen sind, diese sind von den Sponsor-Regeln der WordCamps abgeleitet.

Die Sponsoren werden dauerhaft auf der Website erwähnt und verlinkt und bei der Veranstaltung erwähnt und beklatscht. Wenn ein Sponsor damit einverstanden ist, freuen wir uns über die Unterstützung.

 

Deine Tipps

Aus heutiger Sicht: Gibt es Fehler, die man vermeiden kann?

Ich denke wir sind ganz gut gesegelt. Mir fallen keine massiven Fehler ein.

 

Wie viele Leute besuchen durchschnittlich dein Meetup? War das schon immer so?

Wir haben aktuell monatlich eine Besucherzahl zwischen 30 und 40. Variierend durch das Jahr abhängig von Ferien, Wetter und anderen Events. Natürlich waren es nicht immer schon so viele. Wir sind von Fingerzählbarkeit zu dieser Größe gewachsen.

 

Was macht man, wenn die Meetups nicht gut besucht sind? Aufgeben? Durchhalten?

Ich stelle mal die Gegenfrage: Wann ist es gut besucht? Wenn man mit fünf tollen Mitmenschen regelmäßig in lockerer Umgebung über sein Lieblings-CMS abnerden kann, ist es doch auch ein Erfolg. Ich sehe ein Meetup mehr als ein soziales Treffen als eine Business-Veranstaltung.

Etwas Durchhaltevermögen gehört sicherlich dazu. Nicht alle haben immer genau zu dem gewählten Termin Zeit, und kommen erst nach einem halben Jahr zum ersten Mal dazu, vorbeizukommen.

 

Wie erhöht man die Reichweite, um als Meetup wahrgenommen zu werden und die Teilnehmerzahl zu erhöhen?

Auf der Plattform Meetup.com vertreten zu sein, ist sicherlich ganz weit oben auf der Liste, da diese den Mitgliedern automatisch immer mal wieder passende Events vorschlägt, wenn diese ähnliche Veranstaltungen besuchen.

Bei den klassischen Netzwerken muss man ausprobieren, welche dem Orga-Team liegen und die beste Resonanz in der Zielgruppe bringen. Vllt. gibt es ja ein Meetup, das auf Snapchat großartige Erfolge erzielt. WPMeetups.de listet alle deutschen Meetups, also hin da und eintragen.

Wenn einem das natürliche Wachstum nicht reicht, hilft dann wohl nur die aktive Akquise in Form von Leute und Firmen kontaktieren und einladen. Um die Arbeit kommt man dann nicht rum.

 

Empfiehlst du meetup.com als zusätzliches Instrument zur Organisation? Wer bezahlt das?

Wir sind Teil des Meetup Capture auf Meetup.com, das heißt, die Foundation trägt die Kosten. Wir selber nutzen die Plattform nur als Kanal um die Veranstaltungen anzukündigen, nicht aber zum Planen selber, dazu verwenden wir Trello.

 

Hast du einen besonderen Tipp für diejenigen, die selbst ein Meetup gründen wollen?

Anfangen. Familie, Freunde und dem Internet davon erzählen. Dann auf die Reise freuen. Nix passiert über Nacht.

 

Netzwerk

Seit 2014 ist die deutschsprachige WordPress-Community kommunikativ und organisatorisch mit de.wordpress.org und dewp.slack.com näher zusammengerückt. Insbesondere zwischen den Meetups ist ein gutes Netzwerk entstanden, nicht zuletzt auch durch die technische Organisation über wpmeetups.de. Hat dir das alles hinsichtlich deines Meetups geholfen, welche Unterstützung hast du erhalten und welche Erfahrungen gemacht?

In erster Linie fällt mir ein, dass wir aus der Zusammenarbeit zwischen den Meetups Textvorlagen und immer wieder Besucher aus fremden Städten/Meetups bekommen haben. Auch finde ich das Meetups-Widget eine tolle Sache, da wir so nicht jeder immer an unserer Website schrauben müssen, wenn die Familie wächst.

 

Wie ist deine Einschätzung, finden Leute, die ein Meetup organisieren oder es besuchen wollen, in den zuvor genannten Kanälen Hilfen? Ist es ein guter Ausgangspunkt für das Vorhaben?

Wenn man erstmal auf den Trichter gekommen ist, dass diese regelmäßigen lokalen Treffen „WP Meetup“ heißen, denke ich ja. Hierzu können die Gründer der jüngsten Meetups sicherlich besser etwas sagen.

 

Für dein Meetup existiert (genau wie für die meisten anderen Meetups auch) eine Website. Würdest du das generell empfehlen? Warum? Wer bezahlt das, wer kümmert sich darum, gibt es Einschränkungen, Vorgaben oder Empfehlungen bei der Domain?

Als ein Meetup zu einem Online-Werkzeug finde ich es schon logisch, auch selber eine Website zu haben. Nicht das Erste, was benötigt wird, aber mit der Zeit eine gute Sache. Ich hoste und warte die Website selber, ist ja nicht so, dass ich nicht so oder so Server laufen haben würde.

Das ganze Orga-Team hat die Möglichkeit, frei aktiv zu werden und die Website zu gestalten. Wir haben mehrfach Angebote von Sponsoren abgelehnt, um uns die Unabhängigkeit zu bewahren.

So wie ich es beobachte folgen die meisten Domains demselben Schema. Dem würde ich folgen, ist einfach zu merken, und funktioniert für alle Ortschaften.

 

Kooperation

Organisiert ihr Meetups euch untereinander, besteht eine Kooperation, tauscht ihr bei Bedarf Materialien aus oder veranstaltet ihr gemeinsame Events?

Die Kommunikation zwischen verschiedenen Meetups und Organisatoren variiert. Gegenseitige Besuche kommen gelegentlich vor. Wir haben direkt zu Beginn viele Textvorlagen von dem Meetup in Potsdam erhalten. Derartiges teilen und helfen sollte der Normalfall in unserer Community sein.

 

Muss man sich eigentlich auf eine Art Vereinsmeierei bei euch gefasst machen?

In Hamburg bauen wir mehr auf agiles Organisieren und eigenverantwortliches Entscheiden der aktiven Freiwilligen.

 

Schaut ihr ab und zu auch über den Tellerrand und veranstaltet etwas zusammen mit anderen CMS- oder OpenSource-Gruppen?

Ich bin als digitaler Nomade viel unterwegs, und besuche immer wieder verschiedene Veranstaltungen, nicht immer nur aus dem Web-Umfeld. Viele wollen besonders professionell oder „big business“ wirken. Dies ist nicht meine Motivation für unser Treffen, daher sehe ich selten Sachen, die ich in Hamburg integrieren möchte.

 

Persönliches

Würdest du wieder ein Meetup gründen?

Ja. Die Freundschaften und Lehren sind mir sehr lieb.

 

Ich hatte dich eingangs schon nach deinen Gründen für die Errichtung einer Meetup-Gruppe gefragt. Nun stelle ich eine ähnliche Frage: Wieso organisierst du das überhaupt immer noch, schon so lange, und so ausdauernd und konsistent?

Immer wenn ich bei einem unser Treffen bin, treffe ich meine Freunde und Kollegen und habe eine Menge Spaß. Darüberhinaus scheinen wir auch anderen eine Freude oder einfach nur nackten Mehrwert zu bieten. Man erhält nicht viel Feedback von Leuten. Ich hänge das aber mal an der Zahl der Wiederkehrenden auf.

Das Team und die meisten Prozesse stehen, das erlaubt es uns mit überschaubarem Aufwand, die Meetups zu veranstalten. Außerdem ist Kontinuität und Verlässlichkeit eine alte hanseatische Tradition.

 

Hattest du irgendwelche beruflichen Vorteile durch die Teilnahme an den Treffen?

Das Kennenlernen von potenziellen Kunden oder anderen Dienstleistern für spätere Zusammenarbeit auf neutralen Grund, ist für mich eine gute Sache. Man kann sich erstmal locker kennenlernen und wenn man das Gefühl hat, es passt menschlich, dann in eine professionelle Zusammenarbeit starten.

 

Hast du Kontakte gefunden, die dir bei Projekten weiterhelfen konnten oder können?

Ja. Ich habe einige der spannendsten Projekte mit Personen vom Meetup umgesetzt.

 

Welche positiven Erfahrungen hast du durch die Meetups gemacht? Was nimmst du persönlich daraus mit?

Ich mag es immer wieder, Menschen aus der Community und welche, die es werden wollen, kennenzulernen. Ich mag es auch, wenn man durch einen Vortrag zu einem selber wenig bekannten Bereich interessante neue Einblicke erhält.

 

Magst du uns noch etwas sagen?

Teilnehmer und Orga-Teams von Meetups sowie den WordCamps sollten nicht vergessen, dass die Arbeit an alledem freiwillig passiert und nur davon lebt. Ich finde es immer wieder schade, dass die Wertschätzung dessen so gering ausfällt.

 


Lieber Ralf, herzlichen Dank, dass du dir die Zeit genommen hast, die Fragen zu beantworten!

 

Alle Folgen der Interview-Reihe:

  1. WordPress Meetup, was ist das und wie kann ich teilnehmen oder selbst eins organisieren?
  2. WordPress Meetup – Teil 2: Interview mit dem Gründer des Meetups Hannover
  3. WordPress Meetup – Teil 3: Interview mit dem Gründer des Meetups Franken
  4. WordPress Meetup – Teil 4: Interview mit dem Gründer des Meetups Hamburg
  5. WordPress Meetup – Teil 5: Interview mit den Gründern des Meetups Paderborn
  6. WordPress Meetup – Teil 6: Interview mit zwei Organisatoren des Meetups Köln
  7. WordPress Meetup – Teil 7: Interview mit einem Organisator des Meetups Berlin

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