Im vorletzten Teil der Meetup-Reihe geben euch Thomas Brühl und Marc Nilius vom WordPress Meetup Köln Tipps und Informationen rund um eine WP Meetup-Gründung und -Organisation.
Vorstellung
Hallo Thomas und Marc, mögt ihr euch erst einmal vorstellen? Was machst ihr beruflich? Was verbindet euch mit WordPress und seit wann nutzt ihr es?
Fotograf: Florian Ziegler
Marc: Ich bin Software-Entwickler und Informatiker und habe mich seit 2014 auf Themen rund um Wartung und Sicherheit für WordPress spezialisiert. Ich nutze WordPress seit 2005 (mit Unterbrechungen), seit 2012 intensiv. Ich nutze WordPress sowohl für private Projekte als auch für berufliche Zwecke und verdiene mit und von WordPress mein Geld.
Thomas: Ich bin IT-Security Officer eines Versicherungskonzerns und habe beruflich mit WordPress eigentlich nichts zu tun. Angefangen hat es bei mir mit WordPress mit meinem eigenem Blog und WP 1.3, seitdem sind einige Seiten dazugekommen (Karnevalsverein, Kleingewerbe, etc.) die ich hauptsächlich administrativ betreue.
Wie kamst du auf die Idee, ein regionales Treffen zu organisieren?
Thomas: Ursprünglich hatte Vlad Perun mal einen Versuch für ein Meetup in Köln gestartet, da ist es aber erst mal bei einem Treffen geblieben und dann war für ein Jahr Ruhe, dann kam Jörg Gebauer und startete einen zweiten Anlauf im September 2013. Damit es nicht ein zweites Mal nur bei einem Treffen blieb, habe ich mich dann direkt mit in die Orga reingehängt und über meine Kontakte zum STARTPLATZ sind wir dort räumlich untergekommen.
In meinem früheren IT-Leben habe ich in Köln schon ein GEOS-Anwendertreffen und ein OS/2-Anwendertreffen mit organisiert, diese beiden Systeme nutze ich allerdings schon lange nicht mehr und mir fehlte ein persönlicher Austausch mit Gleichgesinnten bei WordPress.
Welches WP Meetup hast du gegründet?
Thomas: Das WordPress Meetup in Köln habe ich quasi mitgegründet.
Organisation des ersten Treffens
Hast du das erste Meetup alleine organisiert?
Thomas: Nein, das war eigentlich Jörg Gebauer und ich bin dann mit in die Orga eingestiegen.
Wenn ich mir vorstelle, ich würde ein WP Meetup gründen wollen, ich wüsste gar nicht, wie ich anfangen sollte. Wie erging es dir? Hast du erst Leute oder erst die Location gesucht?
Thomas: Suche eine Location, und lege einen regelmäßigen Termin fest, und dann kündige es über Twitter, WP-Forum, meetup.com, etc. an.
Wie bist du an geeignete Räumlichkeiten gekommen? Welche Voraussetzungen sollte die Location deiner damaligen Meinung nach erfüllen?
Thomas: Kontakt zu lokalem Coworking Space, für ein Meetup sollte man einen Besprechungsraum mit Internet und Beamer haben, ein Meetup in der Kneipe ist zum gegenseitigen besser Kennenlernen geeignet, aber eher nicht zum Wissensaustausch/für Vorträge, da es einfach zu unruhig ist.
Gute Anlaufstellen sind CoworkingSpaces, diese bieten oftmals die Räumlichkeiten für Usergruppen in den Abendstunden kostenlos an.
*Coworking Spaces in Deutschland
Hier stellt sich direkt auch die Kostenfrage. Räume zu reservieren, kostet in der Regel Geld. War das bei deinem ersten Meetup auch so und wenn ja, wer hat das bezahlt?
Marc: Der Startplatz sponsort uns die Räumlichkeiten für das Meetup. Jedem einzelnen Teilnehmer entstehen nur Kosten, wenn er Getränke konsumieren möchte. In anderen Fällen übernimmt allerdings auch die Foundation die Mietkosten für die Meetups.
Thomas: Die ersten Meetups haben in der Agentur von Jörg stattgefunden, wir sind da aber von der Teilnehmerzahl schnell rausgewachsen.
Welche Kanäle hast du genutzt, um Leute über das Meetup zu informieren? Hast du um Anmeldungen gebeten oder dich überraschen lassen, wer alles kommt?
Marc: Wir nutzen mittlerweile diverse Kanäle. Hauptkanal, insbesondere für Anmeldungen, ist aber die Seite bei meetup.com. Aber auch über Twitter, Facebook, Google+ sowie die WordPress-Foren machen wir Werbung für das Meetup. Nicht zu vergessen wpmeetups.de.
Thomas: Xing wäre noch zu ergänzen.
Wie viele waren beim ersten Treffen anwesend?
Thomas: Wenn wir meetup.com glauben, waren es 7 Personen.
Hattest du dir einen Plan für den Ablauf des ersten Treffens zurechtgelegt? Oder habt ihr euch einfach erst einmal getroffen und kennengelernt?
Thomas: Wir haben uns einfach erstmal locker getroffen ohne ein spezielles Thema.
Verantwortung
Mit der Gründung eines Meetups hast du auch eine gewisse Verpflichtung übernommen. Du kannst zum Beispiel Termine nicht kurzfristig platzen lassen. Hast du dir im Vorfeld darüber Gedanken gemacht?
Thomas: Nein
Hast du dir Hilfe gesucht und Co-Organisatoren gefunden? Wann?
Marc: Seit Anfang 2016 ist die Last der Verantwortung auf mehrere Schultern verteilt. Wir sind mittlerweile ein lockeres Team von ca. 6 Leuten, die sich um die Organisation kümmern. Wir treffen uns einmal im Monat im Slack-Channel und planen das nächste Meetup. Natürlich haben nicht immer alle Zeit, aber irgendwer findet sich immer.
Welche Vorgehensweise empfiehlst du?
Thomas: Erstmal locker starten mit einem regelmäßigen Termin, nach 3-5 Meetups kristallisieren sich dann schon ein paar Dauergäste heraus, diese kann man dann gezielt ansprechen, ob sie an der Orga mitwirken möchten.
Anforderungen an die Location und Frage nach Hardware
Nun ist WordPress ja etwas, das man eigentlich nur an einem Computer kennenlernen, erarbeiten und begreifen kann. Ist das ein Aspekt, der bei der Wahl der richtigen Location eine Rolle spielt?
Marc: Auf jeden Fall. Deswegen sind Räumlichkeiten sinnvoll, die die technische Infrastruktur (Internet, Beamer) schon mitbringen. Somit eignen sich besonders Coworking Spaces (wie in Köln) oder auch die Büroräume einer Firma (z. B. einer WP-Agentur). Hin und wieder lösen wir das Meetup aber auch von diesen strengen Vorgaben und treffen uns einfach zu einem kühlen (Sommer-) oder warmen (Winter-) Getränk.
Welche technischen Möglichkeiten müssen deiner Erfahrung nach in den Räumlichkeiten zu Verfügung stehen?
Marc: Sowohl Internet/WLAN als auch Beamer sind unverzichtbar.
Früher hatte ganz sicher nicht jeder ein eigenes Smartphone oder Tablet. Aber auch heute können sich das nicht alle leisten. Macht es für diejenigen überhaupt Sinn, an den Treffen teilzunehmen?
Marc: Bis vor Kurzem habe ich selbst nie mein Notebook zum Meetup mitgebracht, sondern einfach nur zugehört und gelernt. Die Nutzung eines Smartphones, Tablets oder Notebooks ist also überhaupt keine Voraussetzung für die Teilnahme am Meetup. Möchte man jedoch selbst vortragen, etwas zeigen oder bei einem Problem geholfen haben, ist es natürlich hilfreich, ein Gerät dabei zu haben.
Müssen sie befürchten, deswegen schief angesehen zu werden, oder wird vorhandene Hardware bei den Meetups geteilt?
Marc: Irgendein Gerät ist immer vorhanden und wird bei Bedarf auch gerne geteilt.
Gestaltung eines Meetups
Ein Meetup ist für alle offen, egal ob die Leute WordPress beruflich oder privat nutzen, ob sie erfahren damit umgehen oder hier völliges Neuland betreten. Ich stelle mir das sehr schwierig vor, bei solch gemischten Vorkenntnissen Themen zu finden, die niemanden überfordern oder langweilen. Welches Rezept hast du dafür?
Marc: Es ist tatsächlich so, dass je nach ausgewähltem Thema die eine oder der andere gelangweilt oder überfordert ist. Wir versuchen deshalb, bei der Themenauswahl darauf zu achten, dass immer für jeden etwas dabei ist. Wir haben ein bis zwei Vorträge pro Meetup, das sollte dann ein Vortrag eher für Einsteiger und ein Vortrag eher für Fortgeschrittene sein. Außerdem gibt es nach den Vorträgen immer eine offene Fragerunde, bei der wirklich jede Frage erlaubt ist.
Legt ihr für das nächste Treffen Themen fest, werden Vorträge gehalten oder ergibt sich die inhaltliche Gestaltung spontan? Wer entscheidet das überhaupt?
Marc: Die Co-Organisatoren treffen sich einmal im Monat, um das nächste Meetup vorzubereiten. Dabei legen wir auch die Themen fest. Die Themen richten sich zum einen nach den Wünschen der Teilnehmer. Themenwünsche können auf der Website wpcgn.de geäußert werden.
Den passenden Vortragenden wählen die Co-Organisatoren dann aus ihrem Netzwerk aus. Manchmal sprechen wir auch ganz bewusst Personen für (unserer Meinung nach) interessante Vorträge an, z. B. Dominik Schilling, der über seine Arbeit als Release Lead berichtet hat. Ob und wie lange es danach noch eine offene Fragerunde gibt, wird spontan entschieden, je nachdem, ob Bedarf besteht oder nicht.
Wie lange dauert ein Meetup in der Regel, wie viel Zeit sollte man mindestens einplanen?
Marc: Unsere Meetups beginnen um 18:45 Uhr, der Vortrag geht dann meist um 19 Uhr los. Bis 21:30 Uhr sollten beide Vorträge (wenn es denn zwei Stück gibt) inklusive Fragen und Diskussion sowie die offene Fragerunde abgeschlossen sein. Allerdings gehen wir häufig danach in kleinerer Runde noch etwas trinken. 1,5 Stunden sind als grober Richtwert für ein Meetup sicherlich sinnvoll. So bleibt genug Zeit für Vortrag, Diskussion und Fragen.
Welches Intervall würdet ihr für wiederkehrende Termine empfehlen?
Marc: Unser Treffen findet monatlich statt, immer am 3. Dienstag eines Monats. Die Termine sind also schon ein Jahr im Voraus bekannt (und damit für jeden gut planbar). Häufigere Treffen sind vermutlich nicht sinnvoll.
Thomas: Monatlich oder mindestens alle zwei Monate würde ich empfehlen, durch die Kontinuität wächst das Meetup langsam aber sicher.
Erstellt ihr nach den Treffen eine Nachlese oder Dokumentation? Würdest du das generell als nützlich einstufen?
Marc: Bislang gibt es keine Nachlese, auch nicht auf der Website des Meetups. Bislang hat sich einfach noch keiner gefunden dafür. Als Historie und Dokumentation fände ich das aber schon toll. Das wäre also ein Punkt an dem wir uns für 2017 noch eine Verbesserung vornehmen können. 😉
Was erwartet Leute bei ihrem ersten Besuch eines Meetups? Müssen sie etwas mitbringen, werden sie von euch angesprochen und miteinbezogen, darf überhaupt jeder teilnehmen? Hast du einen besonderen Rat für sie?
Marc: Jeder ist herzlich eingeladen, jeder darf kommen. Es gibt keine Einlasskontrolle und auch keine Mindestanforderungen. Wir kennen nicht jeden Teilnehmer persönlich, deswegen kann es vorkommen, dass wir den einen oder anderen Neuen übersehen.
Wer uns aber anspricht, bekommt natürlich immer eine kleine Hilfestellung zum Einstieg (Wo gibt’s Getränke? Wie heißt das WLAN-Passwort? …). Stellen wir fest, dass es mehrere Neue gibt, machen wir meist eine schnelle Vorstellungsrunde.
Kosten
Entstehen irgendwelche Kosten für die Durchführung eines Meetups? Wenn ja, welche?
Marc: Nein, keine Kosten. Der Raum wird uns gesponsort. Die Co-Organisatoren tragen höchstens die Kosten für besondere Anlässe, wie etwa den Glühwein im letzten Meetup vor Weihnachten. 😉
Besteht die Möglichkeit der Kostenübernahme durch die Foundation?
Thomas: Ja, die Foundation übernimmt, wenn es nicht anders möglich ist, die Raumkosten.
Meetups arbeiten nicht wirtschaftlich. Aber soweit mir bekannt ist, finden sich mit Glück durchaus Sponsoren. Was sponsern sie, wofür und was erwarten sie im Gegenzug?
Marc: Unser Meetup wurde bislang noch nicht besonders gesponsort, da auch keine großen Kosten anfallen.
Thomas: Ein Sponsoring darf immer nur unter den gleichen Regeln wie auch für WordCamps stattfinden, das heißt, ein Sponsor kann sich z. B. kein Vortragsrecht einkaufen. Bisher haben wir mal ein paar Getränke und anderen Swag für das Meetup bekommen und gerne verteilt.
Eure Tipps
Aus heutiger Sicht: Gibt es Fehler, die man vermeiden kann?
Thomas: Nicht erst fragen ob es Interesse an einem Meetup gibt, sondern wenn man selber eins haben möchte, eine Location suchen und einen Regeltermin festlegen und dann durchstarten. Vorher auf wpmeetups.de schauen, dass man nicht mit den Terminen in den Nachbarstädten kollidiert.
Wie viele Leute besuchen durchschnittlich euer Meetup? War das schon immer so?
Marc: Je nach Jahreszeit sind wir meistens etwa 15 – 25 Teilnehmer.
Was macht man, wenn die Meetups nicht gut besucht sind? Aufgeben? Durchhalten?
Marc: Auf jeden Fall durchhalten! ☺ Aus eigener Erfahrung kann ich dazu nichts sagen, da das Kölner Meetup seit meiner eigenen Teilnahme immer gut besucht war. Allerdings glaube ich auch, dass es auch für Köln noch viel mehr Potential gibt. Ziel muss es sein, die vielen Webworker zu erreichen, die in der eigenen Region arbeiten.
Thomas: Durchhalten und auf allen Kanälen „Werbung“ machen. Viele Meetups starten klein mit 3…5 Teilnehmern, aber wachsen langsam und stetig.
Wie erhöht man die Reichweite, um als Meetup wahrgenommen zu werden und die Teilnehmerzahl zu erhöhen?
Marc: Unsere Reichweite hat sich verbessert, seit wir wirklich auf allen Social-Media-Kanälen bewusst vertreten sind und unsere Ankündigungen auch in diverse Facebook-Gruppen stellen. Auch Berichte in der Lokalpresse können helfen, sind aber schwierig zu bekommen.
Würdet ihr meetup.com als zusätzliches Instrument zur Organisation empfehlen? Wer bezahlt das?
Marc: Meetup.com ist unser Hauptinstrument auch zur Abschätzung, wie viele Teilnehmer uns erwarten.
Thomas: Die WordPress Foundation hat einen globalen meetup.com-Account, über diesen werden die lokalen meetup.com-Gruppen angelegt und sind damit für die Organisatoren vor Ort kostenlos. Alles was es hierzu zu wissen gibt ist im Meetup-Organizer-Handbook zu finden.
Hast du einen besonderen Tipp für diejenigen, die selbst ein Meetup gründen wollen?
Thomas: Im deutschen Slack anmelden und Kontakt zur Community suchen, hier helfen wir euch gerne weiter und unterstützen bei der Gründung.
Netzwerk
Seit 2014 ist die deutschsprachige WordPress-Community kommunikativ und organisatorisch mit de.wordpress.org und dewp.slack.com näher zusammengerückt. Insbesondere zwischen den Meetups ist ein gutes Netzwerk entstanden, nicht zuletzt auch durch die technische Organisation über wpmeetups.de. Hat dir das alles hinsichtlich deines Meetups geholfen, welche Unterstützung hast du erhalten und welche Erfahrungen gemacht?
Thomas: Der Austausch ist super, und gibt immer wieder neue Ideen, was man anders machen oder verbessern kann.
Wie ist deine Einschätzung, finden Leute, die ein Meetup organisieren oder es besuchen wollen, in den zuvor genannten Kanälen Hilfen? Ist es ein guter Ausgangspunkt für das Vorhaben?
Thomas: Definitiv JA.
Für euer Meetup existiert (genau wie für die meisten anderen Meetups auch) eine Website. Würdet ihr das generell empfehlen? Warum? Wer bezahlt das, wer kümmert sich darum, gibt es Einschränkungen, Vorgaben oder Empfehlungen bei der Domain?
Marc: Mit einer eigenen Website ist man flexibler bei den Inhalten (Stichwort: Nachlese, Dokumentation). Deswegen ist dies definitiv sinnvoll. Da wir ja alle mit WordPress arbeiten ist eine einfache Website kein Problem, irgendjemand findet sich immer dafür, diese zu erstellen. Die geringen Domainkosten tragen die Organizer selbst (Thomas?).
Wie immer sollte man „wordpress“ nicht im Domainnamen haben, weswegen wir uns für wpcgn.de entschieden haben, zugleich auch unser Hashtag (#wpcgn).
Thomas: Die Website liegt mit auf meinem Hosting, da hier keine besonderen Traffic-Anforderungen zu erwarten sind, ist dies kostenlos für das Meetup.
Kooperation
Organisiert ihr Meetups euch untereinander, besteht eine Kooperation, tauscht ihr bei Bedarf Materialien aus oder veranstaltet ihr gemeinsame Events?
Marc: Einer unserer Co-Organisatoren ist auch Co-Organisator des Meetups in Düsseldorf. Über Vortragsthemen tauschen wir uns regelmäßig bei WordCamps aus.
Thomas: Ich besuche auch mal gerne andere Meetups und wir haben auch immer mal Gäste von anderen Meetups. Ein Austausch untereinander findet sonst hauptsächlich im Slack statt.
Muss man sich eigentlich auf eine Art Vereinsmeierei bei euch gefasst machen?
Marc: Es gibt keine offiziellen Titel und Posten. Auch die Organisatorengruppe ist nur lose organisiert.
Thomas: Nein, die Meetups laufen unter der „Hoheit“ der WordPress Foundation, und den Organisatoren vor Ort wird weitestgehend freie Hand gewährt. Jeder, der sich an die Regeln hält, ist willkommen.
Schaut ihr ab und zu auch über den Tellerrand und veranstaltet etwas zusammen mit anderen CMS- oder OpenSource-Gruppen?
Thomas: Wir beteiligen uns seit ein paar Jahren mit dem Meetup an der FrOSCon (Free and Open Source Conference), die jährlich im August in St. Augustin stattfindet. Außerdem besteht ein Austausch mit dem CMS Garden.
Persönliches
Würdest du wieder ein Meetup gründen?
Thomas: JA!
Ich hatte euch eingangs schon nach euren Gründen für die Errichtung, bzw. Organisation einer Meetup-Gruppe gefragt. Nun stelle ich eine ähnliche Frage: Wieso organisiert ihr das überhaupt immer noch, schon so lange, und so ausdauernd und konsistent?
Marc: Es macht einfach Spaß. Regelmäßig Leute treffen, über WordPress reden, anderen helfen, neuen Teilnehmern WordPress näherbringen, selber immer wieder etwas Neues aus den Vorträgen mitnehmen.
Thomas: Weil ich mich gerne mit Gleichgesinnten austausche und wir mittlerweile ein gutes Orga-Team haben, so dass jeder nur wenig Arbeit mit der Organisation hat.
Hattet ihr irgendwelche beruflichen Vorteile durch die Teilnahme an den Treffen?
Marc: Eher zufällig, aber ja. Allerdings ist das keineswegs ein Ziel für ein Meetup oder der Grund meiner Teilnahme und ergibt sich immer eher zufällig aus Gesprächen nach dem offiziellen Teil.
Thomas: Nein, ist aber auch nicht mein Ziel, da WordPress eines meiner Hobbys ist.
Habt ihr Kontakte gefunden, die euch bei Projekten weiterhelfen konnten oder können?
Marc: Ja, mit verschiedenen Teilnehmern habe ich schon gemeinsame Projekte realisiert.
Thomas: Definitiv ja.
Welche positiven Erfahrungen habt ihr durch die Meetups gemacht? Was nehmt ihr persönlich daraus mit?
Marc: Ich habe unglaublich viele neue Menschen kennengelernt und darüber Zugang zur deutschen WordPress-Community und zu WordCamps bekommen.
Thomas: Viele Gleichgesinnte getroffen und einige neue Freunde gewonnen.
Mögt ihr uns noch etwas sagen?
Thomas: Danke für den ausführlichen Fragebogen und deine Arbeit damit, ich bin sehr gespannt auf die Antworten aus anderen Meetups.
Sehr gerne. 🙂 Lieber Marc und lieber Thomas, herzlichen Dank, dass ihr euch die Zeit genommen habt, alle Fragen zu beantworten!
Alle Folgen der Interview-Reihe:
- WordPress Meetup, was ist das und wie kann ich teilnehmen oder selbst eins organisieren?
- WordPress Meetup – Teil 2: Interview mit dem Gründer des Meetups Hannover
- WordPress Meetup – Teil 3: Interview mit dem Gründer des Meetups Franken
- WordPress Meetup – Teil 4: Interview mit dem Gründer des Meetups Hamburg
- WordPress Meetup – Teil 5: Interview mit den Gründern des Meetups Paderborn
- WordPress Meetup – Teil 6: Interview mit zwei Organisatoren des Meetups Köln
- WordPress Meetup – Teil 7: Interview mit einem Organisator des Meetups Berlin
- Das erste WordPress Meetup (Berlin) für weibliche WordPress-Nutzer
- WP-Meetup Online – Interview mit der Organisatorin Judith Schröer